Pourquoi externaliser le secrétariat de votre cabinet juridique ?

Étant soumis à une énorme pression de temps et de prix de la part de vos clients, vous êtes obligés de trouver de nouvelles façons d’être plus efficaces et de réduire vos coûts.

Plus que jamais, vous avez besoin de trouver comment améliorer les performances de votre personnel facturable pour votre donner plus d’opportunités de se concentrer sur le suivi du temps légal des tâches facturables et donc génératrices de revenus.

La question prioritaire à l’ordre du jour des avocats est de savoir comment mettre de côté le travail de fond qui n’est pas facturable sans nuire au flux de travail et au processus de gestion en général.

L’un des moyens efficaces d’atteindre un nouveau niveau de gestion de votre cabinet d’avocat est d’intégrer l’externalisation dans votre pratique commerciale.

L’externalisation du secrétariat peut permettre aux sociétés juridiques de :

Se concentrer sur la compétence juridique
approfondir l’expertise
suivre les dépenses en temps réel
gagner du temps.

L’enquête mondiale sur l’externalisation menée par Deloitte en 2016 a révélé des avantages significatifs dans l’externalisation. En particulier, il permet de réduire de 59 % le coût du service et dans 57 % des cas, il permet aux employés de se concentrer sur le travail en profondeur.

Il en résulte une valeur sûre pour les clients.

Type d’externalisation courant

Le type d’externalisation le plus courant que les cabinets d’avocats utilisent dans leur pratique est un service géré. Contrairement à l’externalisation de projet qui implique une collaboration à court terme, le service géré est généralement fourni à long terme par un agent externe, et le fournisseur de services agit en fait comme un gestionnaire reliant le processus externalisé au flux de travail au sein d’un cabinet d’avocats.

Le fournisseur prend généralement en charge les frais généraux du service externalisé. Une fois que le cabinet d’avocats a pris la décision de mettre fin à la participation de la source externe, la fourniture de services s’arrête, tout comme les relations financières.

Avantages de l’externalisation

Les heures facturables peuvent être augmentées, car les professionnels du droit ont la possibilité de se concentrer exclusivement sur ce qui compte le plus.

Les avocats peuvent profiter du flux de travail accéléré grâce à un gain de temps sur les tâches non facturables.

Les avocats travaillant dans un domaine spécialisé peuvent approfondir leur expertise en allouant plus de temps à des fins de recherche.

Domaines d’application du service d’externalisation du secrétariat des cabinets juridiques

Externalisation des cadres juridiques

Il s’agit de l’engagement extérieur de professionnels du juridique par un cabinet d’avocats (si l’entité d’externalisation est située dans l’autre pays, elle est appelée délocalisation). La gestion d’un cabinet d’avocats avec un service d’assistance juridique en sous-traitance signifie que vous n’avez pas à vous occuper de recruter du personnel supplémentaire ni de consacrer du temps à votre intégration.

Les cadres juridiques travaillant dans l’externalisation peuvent facturer les montants fixes par une recherche juridique ou travailler sur le taux de base horaire. Dans l’ensemble, l’externalisation des cadres juridiques couvre les services de rédaction de contrat, d’examen et de suivi, d’examen de documents, de préparation de brevets et de recherche juridique. En outre, un soutien de secrétariat et de contentieux peut également être fourni dans le cadre du service d’externalisation juridique.

Externaliser la comptabilité

La comptabilité interne des cabinets d’avocats pourrait être confrontée à un problème de pénurie de personnel. Garder un professionnel de la comptabilité pourrait éventuellement entraîner une perte d’expertise : les réglementations en matière de comptabilité changent assez souvent.

Rester à jour peut être un défi, il est donc préférable d’externaliser le service avec une entreprise fiable qui connaît les détails financiers relatifs à la pratique juridique. En plus de tenir les livres en ordre, l’externalisation de la comptabilité serait une solution aux risques de fraude interne et aux problèmes de pénurie de personnel susmentionnés.

Externalisation informatique

La plupart des entreprises de pratique juridique engagent des experts en informatique pour mettre en place et gérer des services informatiques. En fonction de la taille des cabinets d’avocats, ceux-ci peuvent embaucher une personne pour gérer les tâches liées à l’informatique ou l’externaliser en tant que service géré.

Cette dernière option est préférable, car elle fournit une variété de services adaptés aux besoins spécifiques des entreprises juridiques. Les fournisseurs de services informatiques s’occupent de la gestion des e-mails, des sauvegardes, des solutions de sécurité, etc. Les cabinets d’avocats de petite et moyenne taille ont également besoin d’hébergement de sites Web, d’hébergement d’e-mails, de gestion des noms de domaine, de protection antivirus et de support de bureau.

Si le fournisseur de services informatiques externe répond aux exigences de la pratique juridique, il constitue la solution optimale pour la gestion des cabinets d’avocats en termes de coûts et de temps.

Les accords d’externalisation conduisent à un soutien professionnel des tâches en cours liées à l’informatique dans les cabinets d’avocats.

Les outils appliqués pour résoudre les problèmes et les affaires juridiques ne sont pas efficaces si le client sent votre coût élevé sur une facture. Par conséquent, il incombe à un cabinet d’avocats d’optimiser un processus de manière à ce que les clients obtiennent un service de haute qualité sans avoir à payer des montants supplémentaires. Avec les logiciels et les services que le marché de l’externalisation a développés pour les cabinets d’avocats, cette mission est facilement accomplie, car les coûts encourus pour maintenir le département informatique interne seront supprimés.

L’externalisation d’un support informatique pour fournir une diversité de services (du logiciel de gestion de cabinet d’avocats et de gestion de cas aux applications de productivité recommandées pour les avocats) exclut le gaspillage et l’inefficacité de vos heures facturables.

Pour conclure

Les initiatives d’externalisation sont principalement déclenchées par la pression des clients. L’externalisation dans les cabinets d’avocats a une influence de changement de paradigme sur le développement global des affaires. Engager une solution d’externalisation dans la majorité des cas réduit considérablement les coûts et améliore la flexibilité de tous les processus métier.

La mise en œuvre de services d’assistance juridique, de tenue de livres et de solutions informatiques entièrement externalisés dans un cabinet d’avocats fait partie intégrante du développement stratégique de la pratique juridique.

L’externalisation du secrétariat de votre cabinet, quelle que soit sa taille, fonctionne mieux avec les tâches administratives de routine. Les écueils potentiels associés à l’externalisation (sécurité et suivi du temps) peuvent être facilement évités ou surmontés en appliquant le logiciel spécial, ce qui signifie qu’à long terme, les avantages de l’externalisation l’emportent largement sur les risques potentiels.

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