Publié le : 2 févr. 2021

Et les rapports de dépenses devraient être en haut de la liste. Ils sont toujours un fardeau, sont rarement efficaces et inspirent peu les équipes financières ou les employés.

Cet article devrait vous aider à corriger votre processus de rapport de dépenses fatigué et fastidieux. Vous trouverez un mélange de principes et d’étapes exploitables pour désengorger les parties les plus délicates de la gestion des dépenses, au profit de toute l’entreprise. Et ça ne devrait pas être difficile.

Commençons !

Comment créer un processus de notes de frais efficace

Construire de bons processus financiers est toujours, eh bien, un processus. Cela demande des essais, des erreurs et des efforts. Mais pour aider des milliers d’entreprises à refondre les leurs, voici quelques-unes des vraies clés à nos yeux.

1. Créer et partager une politique de dépenses d’entreprise

Une bonne politique de dépenses d’entreprise est indispensable. Elle définit les règles et les paramètres sur la façon dont vos employés peuvent dépenser les précieuses ressources de l’entreprise. Elle donne également aux équipes financières un document à envoyer aux membres de l’équipe qui ont besoin de réponses à des questions de base, un gain de temps sous-estimé.

Mais de nombreuses politiques de dépenses échappent à la compréhension des employés. Les entreprises sont tellement absorbées par la création d’un document exhaustif et fourre-tout qu’elles oublient de rendre la politique utilisable.

Nous avons déjà rédigé nos conseils pour rédiger la politique de dépenses parfaite. Numéro un sur cette liste : rédigez-la comme si la plupart des gens y étaient totalement étrangers. Soyez bref et ne vous inquiétez pas de la liste de tous les scénarios possibles.

Et peut-être le plus important : le rendre facile à trouver. La plupart des employés ne réaliseront pas qu’ils en ont besoin tant qu’ils n’en ont pas besoin, alors assurez-vous qu’ils savent où chercher.

2. Fournissez un modèle de demande de remboursement facile à suivre

La prochaine grande étape consiste à s’assurer que les employés disposent d’un formulaire de demande de remboursement facile à comprendre et infaillible.

Mais nous dirions que tout document PDF, Excel ou Word est voué à l’échec. Demandez aux employés de télécharger, de remplir, puis d’imprimer un formulaire par e-mail, et des erreurs se produiront de manière inévitable.

Au lieu de cela, vous devez numériser et automatiser autant que possible le processus de soumission de formulaire. Recherchez une application ou un logiciel dans lequel les employés remplissent et soumettent des réclamations directement, sans e-mails supplémentaires, messages Slack ou bacs de réception physiques requis.

Le logiciel doit rechercher les erreurs et s’assurer qu’aucune information ne manque. Ce qui facilite grandement la vie des équipes financières.

Et chaque employé voyage avec son smartphone. Alors, profitez-en ! Les demandes de remboursement peuvent être soumises sur place, en quelques clics du pouce d’un membre de l’équipe.

3. Utilisez la technologie pour des soumissions et des contrôles rapides

Pendant que nous parlons de technologie, tout le processus de dépenses peut être amélioré avec un bon logiciel. De l’approbation du premier responsable, à l’achat, à la réclamation, puis au rapprochement, vous voulez le conserver dans un système intégré.

Par exemple, lorsque vous devez vérifier qu’une dépense a été approuvée à l’avance, comment procédez-vous ? Le plus souvent, vous devrez vous rendre chez l’employé ou le directeur et lui demander ce qui s’est passé. Ils retrouveront ensuite un e-mail ou une note — s’ils en ont — pour offrir une sorte de preuve que cela a été approuvé.

Avec un système de gestion des dépenses moderne, chaque approbation est enregistrée. Les équipes financières n’ont pas à demander aux gens l’histoire de leur vie — elles se contentent de regarder dans le système.

Personne ne peut oublier, rien ne manque. Chaque document, approbation et montant d’achat est là quand vous en avez besoin.

4. Incorporer les structures que votre équipe connaît déjà

Vous ne voulez pas créer de nouveaux processus à partir de zéro à chaque fois. Si vous le faites, cela signifie que les employés doivent apprendre une autre façon de travailler, ce que beaucoup échouent évidemment. Au lieu de cela, vous voulez des processus qui reflètent des structures que tout le monde comprend déjà.

Exemple : alignez les budgets et les approbations sur vos structures d’équipe existantes. Le responsable marketing doit superviser le budget marketing et approuver les dépenses marketing, et il en va de même pour les autres équipes. C’est évident et facile.

Mais il devrait en être de même pour les codes du grand livre à la fin de la comptabilité. Bien faits, les membres de votre personnel de première ligne doivent identifier le budget ou le code lorsqu’ils soumettent une demande de remboursement. Cela devrait être évident et simple à faire. Ensuite, le contrôleur ou le comptable vérifie simplement que tout cela a du sens.

Le revers de la médaille : un membre de l’équipe marketing sélectionne « marketing » pour chaque dépense, puis votre comptable doit les remplacer par « voyage », « divertissement » et « fournitures de bureau ».

Ce sont les petites pertes de temps qui s’additionnent rapidement et font des dépenses une telle corvée.

5. Avoir un plan de match clair pour les reçus

Demandez à n’importe quelle équipe financière d’où viennent la plupart de leurs conflits liés aux dépenses, et ils vous diront que c’est la collecte des reçus. Même avec les meilleures intentions, les membres de l’équipe oublient, perdent ou endommagent ces documents essentiels.

C’est pourquoi votre plan de gestion des dépenses devrait faciliter la collecte des reçus dès le départ. Ne supposez pas que si vous demandez gentiment et donnez suffisamment de rappels, les reçus suivront.

Quelques idées :

• Utilisez une application mobile. Laissez les employés prendre une photo de leur reçu au moment où ils le reçoivent. Mieux encore, laissez-les soumettre la réclamation complète au moment où ils passent.
• Créez des incitations pour une soumission rapide. Celles-ci peuvent être positives — comme la reconnaissance des meilleurs interprètes ou l’octroi de petites récompenses — ou des incitations négatives comme la suppression de certaines autorisations jusqu’à ce que les reçus soient réceptionnés.
• Expliquez la raison. De nombreux employés ne comprendront pas que, sans reçu, l’entreprise pourrait ne pas être en mesure de réclamer un remboursement d’impôt. Donc, s’ils n’en soumettent pas, l’entreprise perd de l’argent.

Le mieux est de combiner les trois. Nous parlerons bientôt plus des excellentes applications mobiles avec des incitations intégrées.

6. Automatisez la réconciliation

Les équipes financières connaissent les difficultés associées au rapprochement des dépenses. Ce qui est en théorie une tâche simple — faire correspondre les dépenses du grand livre avec les relevés de carte et de compte réels — peut rapidement devenir déroutant.

Et même lorsque la tâche est simple, c’est une raison de plus pour l’automatiser. Nous n’avons pas besoin que les utilisateurs correspondent eux-mêmes à des éléments de campagne individuels. Le logiciel le fait instantanément.

Un bon logiciel de gestion des dépenses vérifie les erreurs et gère le rapprochement pour vous. Vous envoyez votre relevé de dépenses mensuel ou trimestriel — vérifié et approuvé avec tous vos reçus — à votre outil comptable, et le tout est rapproché en quelques secondes.

À tout le moins, il gère toutes les choses faciles et insensées et signale toutes les erreurs cruciales que votre équipe financière doit prioriser. L’objectif ici est de gagner du temps, ce qui est exactement là où l’automatisation aide le plus.

 

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